CBS | Developments II
CBS | Developments II
- Caso de éxito
- Caso de éxito
«Reconocemos a Grupo Valor coma una empresa comprometida con los resultados y con capacidad de adaptación a nuestro giro de negocio.«
Alcance
Por medio de la presente, deseamos expresar nuestra satisfacción con el trabajo realizado por la firma de consultoría GRUPO VALOR en el Proyecto de Diseño del Modelo Administrativo Comercial de CBS Developments, durante un periodo de 12 semanas, involucrando a las áreas Comercial, Legal y Fiduciaria en el Distrito Nacional de la ciudad de Santo Domingo, en la República Dominicana.
Resultados obtenidos
El proyecto se ejecutó cumpliendo con los objetivos de mejora planteados, así como con el diseño de los procesos y políticas de administración comercial, la definición de roles y responsabilidades de los diferentes cargos, y el desarrollo de los requerimientos técnicos del nuevo CRM. Todo ello gracias a la metodología de consultoría de Grupo Valor, que permitió identificar las brechas y áreas de oportunidad sobre el «end to end» del modelo, además de realizar todos los diseños requeridos y alineados a las necesidades de CBS Developments, a la actividad económica de la industria y a la construcción de un modelo que permita incrementar la capacidad de vinculación, respuesta y servicio de cara al crecimiento futuro de la compañía y sus diferentes desarrollos inmobiliarios.
Los principales resultados obtenidos por el proyecto son:
Herramientas para el control de vinculaciones:
- Vinculación del 17% de los casos pendientes, con un valor aproximado de USD $2.7 M.
- Disminución del 65% en casos antiguos por resolver, a través de una herramienta de registro y control que permite conocer el estatus real y consolidado de las vinculaciones pendientes.
- Aumento del 82% de la trazabilidad de casos nuevos en vinculación con el diseño de una herramienta tipo CRM para registro y control de casos nuevos, basada en la plataforma MS Forms, la cual consta de 10 formularios segmentados por actividad dentro del proceso de vinculación; mejorando y facilitando la trazabilidad de los casos y procurando un mejor seguimiento en la gestión comercial.
- Diseño del Comité Comercial Semanal para la gestión de los casos con demoras en el proceso de vinculación, donde se clasifican los casos por categorías y se diseñan estrategias de solución.
Reingeniería de procesos del modelo Administrativo Comercial:
- Mejora de 13 procesos administrativos que involucran desde la asignación del lead hasta la vinculación del cliente; definiendo las políticas y herramientas que aseguran agilidad, eliminación de errores y retrabajos entre las áreas involucradas, así como una mejor experiencia del cliente.
- Diseño de 2 checklists para solicitud de documentación al cliente, que permiten tener una comunicación más clara y simple, así como una mejor experiencia de compra para el usuario.
- Diseño de 2 checklists de control interno, que garantizan un proceso más ágil, disminuyendo los retrabajos, mejorando los tiempos de respuesta, y mejorando la calidad en la revisión de la documentación procesada entre áreas.
- Incremento del 34% de la actividad comercial de los Ejecutivos Comerciales debido a la reasignación de funciones administrativas y documentales hacia cargos como analistas.
- Diseño del modelo de plan semanal para realizar la programación y seguimiento continuo a las actividades, y asignar actividades de acuerdo con las funciones de cada integrante del equipo de trabajo.
- Diseño del modelo de compensaciones orientado a la remuneración de los equipos comerciales bajo el cumplimiento de tiempos de respuesta óptimos.
- Diseño del modelo de supervisión activa, orientado al monitoreo y cumplimiento de los objetivos diarios, semanales y mensuales; permitiendo a los equipos el logro de objetivos operativos, estratégicos y de rentabilidad planeados.
¿Cómo CBS Developments
genera valor?
Son la continuación de varias décadas de exitoso desarrollo inmobiliario en la República Dominicana.
Su enfoque primordial se orienta a la construcción de viviendas, así como plazas comerciales en la ciudad de santo domingo y el interior del país.
Los principales resultados obtenidos por el proyecto son:
- Diseño del modelo de gobierno:
- Diseño de estructura organizacional óptima, con base en cargas de trabajo, funciones y roles; enfocadas hacia el cumplimiento de los objetivos de la compañía.
- Diseño de herramienta «capacity plan» para determinar el headcount ideal de Ejecutivos Comerciales y Analistas de Documentación, en función del cumplimiento de objetivos establecidos y los SLAs del proceso.
- Reducción del 22% de la carga administrativa para Ejecutivos Comerciales y Gerentes de Ventas con la reclasificación de funciones de backoffice.
- Incremento del 27% de la actividad de supervisión de Gerentes de venta con la implementación del modelo de reuniones, además del incremento del 25% en la actividad comercial con el seguimiento y acompañamiento a clientes por parte de los ejecutivos de ventas.
- Diseño de semanas típicas y perfiles de puesto para los cargos involucrados en el proceso de vinculación y nuevos flujogramas.
- Preparación CRM Zoho:
- Desarrollo de los requerimientos para el diseño del nuevo CRM, alineados a los procesos rediseñados, integrando los sistemas existentes, y con un enfoque en la efectividad y productividad de la gestión, la digitalización de documentos y la trazabilidad de cuentas.
- Se diseñaron 20 requerimientos funcionales con 101 subactividades que consideran las variables, restricciones, riesgos y tipos de campos o actividades que se van a ejecutar en el sistema.
En total, se diseñaron 18 modelos entre las 3 áreas involucradas, los cuales incluyen procedimientos, políticas, herramientas, registros y tableros de control que permiten mayor control, trazabilidad y agilidad en la operación.
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