En más de 20 años de experiencia asesorando clientes, he visto cómo son muy pocas las empresas (menos del 2%) que utilizan el presupuesto como una herramienta de gestión. La costumbre equivocada es usarlo como un reporte. Lo que conlleva, a que pidamos perdón y no permiso. El mismo caso ocurre con nuestro plan estratégico, hacemos un esfuerzo extraordinario en construir estrategias para crecer y mejorar la competitividad de la empresa, sin embargo, estas iniciativas se pierden en el tiempo debido a la ausencia de un sistema de gestión que garantice la implementación y cristalización de las acciones que generarán los resultados buscados.
-Metodología: La construcción y elaboración del presupuesto pasa a ser un requerimiento de alta gerencia en vez de un ejercicio bien pensado basado en una metodología adecuada para lograr los objetivos planteados, que cuente con metas alcanzables basadas en la capacidad instalada.
-Planeación: La ausencia de un plan de acción para lograr el presupuesto o de la estrategia es más recurrente de lo normal, es decir, el no contar con una secuencia lógica, responsables, recursos y tiempo de ejecución es la regla, no la excepción. El impacto de la ausencia de un plan es dejar a la iniciativa de las personas en vez de un sistema que garantice llegar a las metas planteadas.
-Gestión: La mala gestión financiera, la falta de control sobre los costos, la falta de seguimiento y supervisión adecuada o la toma de decisiones deficientes pueden contribuir a no cumplir con los presupuestos establecidos.
-Alienación, estrategia y presupuesto: Falta de alineación entre los objetivos y la ejecución. Si los objetivos estratégicos y los presupuestos no están alineados, o si no se comunica claramente la estrategia a los equipos encargados de su implementación, puede haber una desconexión entre las metas y los esfuerzos reales, lo que dificultará alcanzar los resultados deseados. La base de este problema es que los consideramos dos ejercicios independientes, se manejan como islas sin ninguna correlación cuando toda estrategia debe tener un impacto en el presupuesto.
-Medición del desempeño: El presupuesto establece metas financieras específicas que permiten medir y evaluar el progreso hacia los objetivos estratégicos. Al monitorear el desempeño financiero real en comparación con el presupuesto, las empresas pueden identificar desviaciones y tomar medidas correctivas para mantenerse en línea con la estrategia establecida.
-Gobierno: Cuando el presupuesto y la estrategia están conectados y cuentan con un gobierno que supervise su evolución, los líderes de la empresa tienen una visión clara de los recursos disponibles y cómo se deben asignar. Esto les permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, proyectos, contrataciones y otras iniciativas, priorizando aquellas que mejor se alineen con la estrategia general de la organización.
-Comunicación y alineación: Cuando los equipos y los empleados comprenden cómo sus actividades se relacionan con la estrategia y cómo se ven reflejadas en el presupuesto, se crea una mayor alineación y compromiso en toda la empresa.
Existen factores externos que afectan nuestro desempeño, y nada podemos hacer, lo que es imperdonable es que no ataquemos los factores que dependen de nosotros, nuestros esfuerzos deben ir a que el presupuesto y la estrategia estén conectados y alineados entre sí. La estrategia de una empresa establece los objetivos y la dirección general que se busca alcanzar a largo plazo, mientras que el presupuesto es una herramienta financiera que asigna recursos y establece metas financieras específicas para respaldar la ejecución de esa estrategia.
Es recomendable que las empresas realicen un seguimiento periódico del progreso de los objetivos estratégicos y realicen ajustes cuando sea necesario. Esto ayuda a identificar desviaciones y tomar medidas correctivas a tiempo, lo que puede mejorar las posibilidades de éxito en la implementación del plan estratégico. Una herramienta que sugiero es la torre de control, funciona como un aeropuerto donde se asignan recursos, responsables y se hace una estimación de tiempo a cada acción estratégica, esto logrará cumplir con la implementación de la estratégica.
Una forma en que las organizaciones ágiles pueden hacer esto es estableciendo las acciones estratégicas de la empresa orientadas al futuro (POA), fijando objetivos y resultados clave (OKR) y replanteando su presupuesto, alineado con la estrategia empresarial (PBC).
