A pesar de su importancia dentro de las organizaciones, yo lo veo como las promesas que se hacen al término de año, pero que difícilmente se cumplen. Comparar el presupuesto real versus el presupuestado es una actividad que debe realizarse constantemente para dar seguimiento al cumplimiento de objetivos.
¿Por qué una herramienta tan poderosa pierde su efectividad conforme pasan los meses? La respuesta es relativamente simple, no la usamos como herramienta de gestión sino como un simple reporte.
La forma de maximizar tu presupuesto y lograr una cultura orientada a la gestión presupuestal, es emplearla preventivamente o utilizándola como filtro en la ejecución. De esta manera ganará importancia y relevancia. Una de las maneras en que recomendamos hacerlo en Grupo Valor, es montando una mesa de control presupuestal, donde preventivamente para cualquier erogación se valide antes que nada la partida presupuestaria.
Transparentar la ejecución y el cumplimiento del presupuesto es otra alternativa muy eficaz para hacer del presupuesto el rey de la consecución de objetivos. Hacer proyecciones por lo menos mes a mes de cómo vamos a terminar el año, lo que implica claro conocimiento y anuencia de los efectos de nuestra gestión en los resultados, para que toda la organización mantenga el ritmo o apreté para lograr sus metas.
Hay un concepto llamado el mejor estimado, es muy sencillo de aplicar y poderoso a la hora de proyectar, simplemente se toman los meses reales y se complementan con los meses presupuestados y ese dará como resultado el mejor estimado, es una forma clara y fácil de estimar el cierre anual.
Por ejemplo, si acabamos de cerrar el mes de febrero, el ejercicio para estimar tu mejor estimado sería así: Real Enero + Real Febrero + Marzo PPTO + Abril PPTO + Mayo PPTO + Junio PPTO + Julio PPTO + Agosto PPTO + Septiembre PPTO + Octubre PPTO + Noviembre PPTO + Diciembre PPTO = Mejor estimado.
Estas son soluciones ideales para comenzar, sin embargo no significa que ahí nos debemos quedar, sobre todo considerando que hoy por hoy hay herramientas poderosas que nos pueden facilitar el seguimiento, comunicación y gestión de los actores que generan ingresos y ejecutan el gasto.
Otra alternativa es una torre de control financiera que constantemente monitoree el valor de la empresa gracias al seguimiento de la generación de flujo de caja libre y el apego al cumplimiento de los objetivos planteados en el presupuesto que impactan la generación de rentabilidad.
En conclusión, el presupuesto es una herramienta poderosa, pero sub utilizada, no le damos el lugar que se merece en los comités gerenciales o juntas directivas. ¿Y tú que tanto lo utilizas?
Paul Guerrero, socio de Grupo Valor Panamá y Ecuador, nos explica la importancia de los OKR´s dentro de las organizaciones, cómo se diferencian de los KPI´s, el rol clave del plan operativo anual y las ventajas y desventajas de realizar un presupuesto base cero.
